Quelques éléments relevés sur différents sites Décret n° 62/921 du 3 août 1962
modifiant certaines règles relatives aux actes de l'état civil. Le Premier ministre,
Le Conseil d'Etat (section de l'intérieur) entendu, Décrète : Titre 1er Article 1er Modifié par Décret 97-852 1997-09-16 art. 1 JORF 18 septembre 1997. Les actes de l'état civil sont inscrits dans chaque commune sur un ou plusieurs registres tenus en double. La conservation, la mise à jour et la délivrance des actes sont assurées par les officiers de l'état civil selon des procédés manuels ou automatisés. Toutefois la signature de ces actes doit être manuscrite. Les actes de l'état civil peuvent aussi, sauf opposition du procureur de la République ou du ministre des affaires étrangères en ce qui concerne les agents diplomatiques et consulaires, être inscrits sur des feuilles mobiles, également tenues en double qui sont ensuite reliées en registre. Les règles relatives à l'inscription des actes de l'état civil sur les feuilles mobiles prévues à l'alinéa précédent seront déterminées par arrêté conjoint du garde des sceaux, ministre de la justice, et du ministre des affaires étrangères en ce qui concerne les agents diplomatiques et les consuls. Article 2 Modifié par Décret 68-148 1968-02-15 art. 1 JORF 17 février 1968. Les feuilles destinées à l'inscription des actes de l'état civil doivent être numérotées. Elles sont, en outre, revêtues d'un timbre spécial ou, à défaut, paraphées par le juge du tribunal d'instance. Elles sont utilisées dans l'ordre de leur numérotation. Article 3 Modifié par Décret 68-148 1968-02-15 art. 2 JORF 17 février 1968. Les actes seront dressés sur-le-champ, à la suite les uns des autres. Des espaces suffisants seront réservés pour l'apposition ultérieure des mentions. Les ratures et les renvois seront approuvés et signés de la même manière que le corps de l'acte. Il n'y sera rien écrit par abréviation. La date de la naissance, du mariage, du décès ou de la reconnaissance que l'acte constate sera écrite en lettres. Un arrêté déterminera les conditions d'application du présent article et de l'article précédent. Article 4 - Les registres seront clos et arrêtés par l'officier de l'état civil à la fin de chaque année, et dans le mois, l'un des doubles sera déposé aux archives de la commune, l'autre au greffe du tribunal de grande instance. Article 5 Les procurations et les autres pièces qui doivent demeurer annexées aux actes de l'état civil seront déposées au greffe du tribunal, avec le double des registres dont le dépôt doit avoir lieu audit greffe. Article 6 Abrogé par Décret 2000-318 2000-04-07 art. 4 JORF 9 avril 2000 Le maire peut déléguer à un ou à plusieurs agents communaux titularisés dans un emploi permanent, âgés d'au moins vingt et un ans, les fonctions qu'il exerce en tant qu'officier d'état civil pour la réception des déclarations de naissance, de décès, d'enfants sans vie, de reconnaissance d'enfants naturels, pour la transcription, la mention en marge de tous actes ou jugements sur les registres de l'état civil, de même que pour dresser tous actes relatifs aux déclarations ci-dessus. Les actes ainsi dressés comportent la seule signature du fonctionnaire municipal délégué. Cette délégation est exercée sous la surveillance et la responsabilité du maire. L'arrêté portant délégation est transmis tant au préfet ou au sous-préfet qu'au procureur de la République près le tribunal de grande instance dans le ressort duquel se trouve la commune intéressée. Le ou les agents communaux délégués pour la réception des déclarations, la rédaction, la transcription et la mention en marge des actes de l'état civil prévus par le présent article peuvent valablement, sous le contrôle et la responsabilité du maire, délivrer toutes copies, extraits et bulletins d'état civil, quelle que soit la nature des actes. Article 7 Modifié par Décret 97-852 1997-09-16 art. 4 JORF 18 septembre 1997. Les actes de l'état civil dressés en pays étranger qui concernent des français sont transcrits soit d'office, soit sur la demande des intéressés, sur les registres de l'état civil de l'année courante tenus par les agents diplomatiques ou les consuls territorialement compétents ; cette transcription est mentionnée sommairement dans les fichiers tenus au ministère des affaires étrangères et dans les postes diplomatiques et consulaires. Seules sont transcrites les indications qui doivent être portées dans les actes de l'état civil français correspondant. Lorsque par suite de la rupture des relations diplomatiques ou de la fermeture du poste territorialement compétent la transcription ne peut être faite dans les conditions prévues aux alinéas précédents, celle-ci sera effectuée et mise à jour, sur la demande des intéressés, par le service central d'état civil qui pourra délivrer des copies ou des extraits conformément aux dispositions du titre II. Les actes pris en dépôt par le ministère des affaires étrangères conformément aux dispositions antérieures à l'entrée en vigueur du décret n° 97-852 du 16 septembre 1997 seront transcrits selon les mêmes modalités à la demande des intéressés. Dès que les circonstances le permettront, ce service adressera l'original des actes transcrits et les pièces annexes au représentant français à l'étranger ainsi que les actes restés en dépôt aux fins de transcription dans les conditions précitées. Les actes de mariage reçus en France par les agents diplomatiques ou les consuls d'une nation étrangère et concernant les étrangers dont l'un au moins est devenu français postérieurement au mariage sont transcrits soit d'office, soit sur la demande des intéressés, sur les registres de l'état civil du lieu où le mariage a été célébré. Mention de la transcription sera portée en marge de l'acte de naissance qui, le cas échéant, devra être préalablement transcrit dans les conditions prévues au premier alinéa du présent article. Article 7-1 Créé par Décret 93-1091 1993-09-16 art. 5 JORF 17 septembre 1993. Les mentions des actes de l'état civil apposées en marge d'autres actes énoncent la nature, la date et le lieu de l'événement qui a fait l'objet de l'acte mentionné ainsi que les principales énonciations de celui-ci. Si l'acte n'a pas été établi par l'officier de l'état civil, les mentions comprennent, en outre, le nom, l'adresse et la qualité de l'autorité qui a établi l'acte. Elles énoncent également la date et le lieu de transcription ainsi que les références de l'acte lorsque celui-ci est détenu par le service central de l'état civil du ministère des affaires étrangères. Les mentions marginales des décision judiciaires et administratives énoncent la nature, l'objet et la date de la décision ainsi que la désignation de l'autorité dont émane la décision. Toute mention marginale énonce en outre le lieu et la date de son apposition ainsi que la qualité de l'officier de l'état civil qui a procédé à la mise à jour ou, lorsqu'elle est manuscrite, signé la mention. Article 7-2 Créé par Décret 93-1091 1993-09-16 art. 13 JORF 17 septembre 1993. L'officier de l'état civil ou l'agent diplomatique ou consulaire français qui recueille le consentement d'un enfant majeur à la modification de son nom en cas de changement de filiation en dresse un acte inscrit à sa date dans le registre des naissances. Mention en est portée en marge des actes de l'état civil intéressé et, le cas échéant, de ses enfants. Pareille mention est portée lorsque le consentement est recueilli par un notaire. Dispositions concernant la publicité des actes
Article 8 Modifié par Décret 97-852 1997-09-16 art. 5 JORF 18 septembre 1997. Les registres de l'état civil datant de moins de cent ans ne peuvent être directement consultés que par les agents de l'Etat habilités à cet effet et les personnes munies d'une autorisation écrite du procureur de la République. La publicité des actes de l'état civil est assurée par la délivrance de copies intégrales ou d'extraits faite par les officiers de l'état civil des actes qu'ils détiennent. Toutefois, au sein d'une même commune comprenant des divisions administratives où sont détenus, en vertu de la loi, les registres d'état civil de leur ressort, les officiers de l'état civil peuvent délivrer, chacun dans sa circonscription, des copies et extraits des actes dressés ou transcrits dans l'ensemble de la commune. Article 9 Modifié par Décret 97-852 1997-09-16 art. 6 JORF 18 septembre 1997. Toute personne majeure ou émancipée peut obtenir, sur indication des nom et prénom usuel de ses parents, des copies intégrales de son acte de naissance ou de mariage. Les ascendants ou descendants de la personne que l'acte concerne, son conjoint et son représentant légal peuvent aussi obtenir les mêmes copies en fournissant l'indication des nom et prénom usuel des parents de cette personne. Ces copies peuvent être aussi délivrées au procureur de la République, au greffier en chef du tribunal d'instance pour l'établissement des certificats de nationalité française et, dans les cas où les lois et règlements les y autorisent, aux administrations publiques. Les copies intégrales des actes de reconnaissance ne sont délivrées qu'aux personnes mentionnées dans les deux premiers alinéas du présent article, ainsi qu'aux héritiers de l'enfant. Les autres personnes ne peuvent obtenir la copie intégrale d'un acte de naissance, de reconnaissance ou de mariage qu'en vertu d'une autorisation du procureur de la République. En cas de refus, la demande sera portée devant le président du tribunal de grande instance, qui statuera par ordonnance de référé. Les copies d'actes de décès peuvent être délivrées à toute personne. Article 10 Modifié par Décret 98-720 1998-08-20 art. 26 JORF 21 août 1998. Les dépositaires des registres seront tenus de délivrer à tout requérant des extraits des actes de naissance et de mariage. Les extraits d'acte de naissance indiqueront, sans autres renseignements, l'année, le jour, l'heure et le lieu de naissance, le sexe, les prénoms et le nom de l'enfant tels qu'ils résulteront des énonciations de l'acte de naissance ou des mentions portées en marge de cet acte. En outre, ils reproduiront éventuellement les mentions de mariage, de divorce, de séparation de corps, de décès et de décisions judiciaires relatives à la capacité de l'intéressé. Les mentions relatives à la nationalité française qui auront été portées en marge de l'acte de naissance ne seront reproduites sur l'extrait d'acte de naissance que dans les conditions prévues à l'article 28-1 du code civil. Les extraits d'acte de mariage indiqueront, sans autres renseignements, l'année et le jour du mariage, ainsi que les noms et prénoms, dates et lieux de naissance des époux, tels qu'ils résulteront des énonciations de l'acte de mariage ou des mentions portées en marge de cet acte. En outre, ils reproduiront les énonciations et mentions relatives au régime matrimonial ainsi que mentions de divorce et de séparation de corps. Article 11 Modifié par Décret 97-852 1997-09-16 art. 7 JORF 18 septembre 1997. Toute personne majeure ou émancipée peut obtenir, sur indication des nom et prénom usuel de ses parents, des extraits de son acte de naissance précisant en outre les noms, prénoms, dates et lieux de naissance de ses père et mère. Les ascendants, les descendants ou les héritiers de cette personne, son conjoint et son représentant légal, peuvent obtenir les mêmes extraits en fournissant l'indication des nom et prénom usuel des parents de la personne que l'acte concerne. Cette dernière condition n'est pas requise des héritiers autres que les ascendants, descendants, frères et sœurs ou conjoint, dès lors qu'ils justifient de leur qualité. Ces extraits peuvent aussi être délivrés au procureur de la République, au greffier en chef du tribunal d'instance pour l'établissement des certificats de nationalité française et, dans les cas où les lois et règlements les y autorisent, aux administrations publiques. Les autres personnes ne peuvent se voir délivrer ces extraits que dans les conditions prévues aux quatrième et cinquième alinéas de l'article 9. Les extraits d'actes de mariage précisant les noms et prénoms des père et mère ne pourront être délivrés que dans les mêmes conditions. Article 11-1 Modifié par Décret 97-852 1997-09-16 art. 9 JORF 18 septembre 1997. Les copies et extraits d'actes de l'état civil régulièrement détenus par une administration, un service, un établissement public ou par une entreprise, un organisme ou une caisse contrôlés par l'Etat sont communicables sur leur demande à l'un quelconque de ces organismes dans les cas où celui-ci est fondé à les requérir des usagers en application des lois et règlements en vigueur. Article 11-2 Transféré par Décret 97-852 1997-09-16 art. 8 JORF 18 septembre 1997. Lorsqu'en marge d'un acte de naissance figure la mention R.C., les copies et les extraits de l'acte indiqueront qu'une inscription a été prise au répertoire civil et reproduiront son numéro. Lorsque ces mentions auront été radiées, elles ne seront plus indiquées sur les copies et extraits, sauf autorisation du procureur de la République. Anciennement : Décret 62-921 1962-08-03 art. 11-1 (1ère version) Article 12 Modifié par Décret 68-148 1968-02-15 art. 7 JORF 17 février 1968. Lorsqu'un enfant a fait l'objet d'une adoption plénière, d'une adoption plénière, d'une légitimation adoptive ou d'une adoption comportant rupture des liens avec la famille d'origine, les extraits des actes le concernant doivent, sans aucune référence au jugement, indiquer comme père et mère les adoptants. De même, en cas d'adoption simple, lorsque les seuls parents légalement connus sont les adoptants ou l'adoptant et son conjoint, ceux-ci seront, sans aucune référence au jugement, indiqués comme père et mère de l'enfant sur les extraits des actes le concernant. Article 13 Modifié par Décret 68-148 1968-02-15 art. 8 JORF 17 février 1968. Les copies et les extraits des actes de l'état civil portant la date de leur délivrance et revêtus de la signature et du sceau de l'autorité qui les aura délivrés feront foi jusqu'à inscription de faux. Article 13-1 Créé par Décret 97-852 1997-09-16 art. 10 JORF 18 septembre 1997. Sauf disposition contraire, la durée de la validité des copies et extraits des actes de l'état civil n'est pas limitée. Article 14 Modifié par Décret 68-148 1968-02-15 JORF 17 février 1968. Sont abrogés : Les articles 40 à 45, les deuxième, troisième et quatrième alinéas de l'article 57 du code civil ; Les deuxième, troisième, quatrième et cinquième alinéas de l'article 79 du code d'administration communale. Article 15 - Le garde des sceaux, ministre de la justice, le ministre des affaires étrangères et le ministre de l'intérieur sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution du présent décret, qui sera publié au Journal officiel de la République française. Fait à Paris, le 3 août 1962. Par le Premier ministre. Georges POMPIDOU.
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Principaux textes applicables
“ l'accès aux archives est un droit : la consultation des documents librement communicables est un droit pour le public que la collectivité ne peut refuser et qu'elle se trouve dans l'obligation d'assurer. (...) La tenue d'un registre des communications est impérative.” Avant de se rendre dans une mairie pour y effectuer des recherches dans l'état civil, il convient de se renseigner si celui-ci y est conservé ou s'il a été déposé aux Archives départementales... “Les documents de l'état civil ayant plus de cent cinquante ans de date (...) conservés dans les archives des communes de moins de deux mille habitants, sont obligatoirement déposés aux archives du département, sauf dérogation accordée par le préfet (...).” ÉTAT CIVIL & REGISTRES PAROISSIAUX En exécution de la loi du 20 septembre 1792, les actes de baptêmes, mariages et sépultures, tenus antérieurement dans les paroisses, en ont été retirés et remis aux municipalités, où ils sont classés dans la série GG. La consultation des registres de l'état civil relève exclusivement de l'article 7 de la loi du 9 janvier 1979 sur les Archives : “Les registres d'état civil ayant moins de cent ans de date ne sont pas communiqués, en raison des mentions dont la loi interdit la divulgation.” “Les registres d'état civil peuvent être librement consultés après cent ans à compter de la date de l'acte.” “Les actes d'état civil, même lorsqu'ils ont plus de cent ans d'âge ne constituent pas des documents administratifs. (.. .) Les actes d'état civil datant de plus de cent ans, peuvent être librement consultés à l'expiration des délais prévus, (mais) aucune disposition de cette loi (du 3 janvier 1979) ni de ses décrets d'application, n'institue un droit à en obtenir photocopie.” JUSTIFICATION D'IDENTlTÉ PAR LES CHERCHEURS “Les documents comptant plus de cent ans de date sont communiqués sur place à toute personne connue ou justifiant de son identité.” “Toute personne, quelle que soit sa nationalité, a le droit d'accéder aux salles de lecture des services d'archives publiques, en justifiant de son identité en présentant une pièce officielle comportant une photo-graphie.” COMMUNICATION DES DOCUMENTS La consultation des documents doit s'effectuer sur place dans le bâtiment public qui les renferme et sous la surveillance constante d'un agent de la municipalité. “Le prêt à domicile des documents d'archives est formellement interdit quelle que soit la notoriété du chercheur, ou son appartenance à une institution de recherche, d'enseignement ou d'archives. “ il en est de même si ” un demandeur est une personnalité connue du maire, tel qu'un membre du conseil municipal, un historien local, ou l'instituteur...” SURVEILLANCE DES CHERCHEURS “Les documents sont consultés sous la surveillance de l'agent chargé des archives ou de tel autre agent désigné à cet effet. Le public ne doit pas être introduit dans le local des archives et, si celles-ci sont conservées dans une salle commune, il n'est pas autorisé à puiser lui-même dans les casiers. Les liasses ne sont communiquées qu'une à une, successivement.” “Si l'opportunité l'exige, le personnel peut procéder à la vérification des sacs et des serviettes au départ du lecteur.”. REFUS DE COMMUNICATION “Toute administration détentrice d'archives publiques ou privées est tenue de motiver tous refus qu'elle oppose à une demande de communication de documents d'archives.” Le refus de donner communication d'archives, non justifié, peut constituer une faute personnelle du maire et motiver une condamnation à des dommages-intérêts prononcée par les tribunaux judiciaires. RECHERCHE PAR LES ARCHIVISTES “En aucun cas, l'archiviste (secrétaire ou personnel de la mairie) ne doit, pendant les heures de service, se substituer aux particuliers pour faire leurs travaux, et notamment pour les recherches généalogiques.” “Les services d'archives publiques n'ont pas à se substituer aux particuliers pour effectuer des recherches à leur place ; la recherche des actes n'entre pas dans les obligations du service public.” “Aucun service d'archives publiques n'est tenu de faire des recherches d'ordre généalogique pour un particulier, sauf nécessité juridique ou administrative dûment attestée.” DÉLIVRANCE DE COPIES OU D'EXTRAITS D'ACTES ÉTAT CIVIL Les copies ou extraits d'actes d'état civil de moins de cent ans, délivrés dans les conditions prévues par le Décret n° 68-148 du 15 février 1968, concernant la publicité des actes de l'état civil, sont gratuits. au delà de 100 ans à compter de la date de l'acte, la loi du 3 janvier 1979 sur les archives (art. 7) autorise la libre consultation des archives d'état civil sans donner cependant droit a en obtenir une copie (que le chercheur peut réaliser lui-même) ou une reproduction photographique, avec visa de conformité, sauf s'il apporte la preuve que cette copie lui est nécessaire pour des motifs administratifs, judiciaires ou pour établir la preuve d'un droit, qu'il lui appartient de justifier. “Des visas de conformité de copies (...) sont délivrés exclusivement pour des motifs administratifs ou judiciaires (après justification).” PHOTOCOPIES D'ACTES ÉTAT CIVIL “Toutes photocopies d'actes état civil, à titre gratuit ou onéreux, sont formellement interdites, quelque soit le nombre d'actes demandés et la qualité du demandeur. En revanche, la délivrance de copies à partir de microfilms reste naturellement autorisée.” “Ni la loi d u 3 janvier 1979 sur les archives, ni ses textes d'application, n'instituent un droit à en obtenir photocopie.” “S'il a communication d'un document au public ne peut légalement être refusée, la reproduction de celui-ci n'est cependant pas obligatoire. Elle est toujours effectuée aux frais du demandeur.” “Si la consultation des documents (...) s'effectue, aux termes de la loi, sur place ou par délivrance d'une reproduction, il n'existe pas pour autant, de droit absolu à photocopie.” Toutefois, “ les mairies dépositaires de registres de l'état civil de cent ans et plus, peuvent, si l'état de conservation de ces documents le permet et si elles disposent des moyens matériels nécessaires, procéder à la demande des intéressés, à leur reproduction. Les frais de copie - dont il appartient au conseil municipal de la commune de fixer le montant - sont à la charge de ces derniers.” “Parmi les documents à protéger, figurent les registres paroissiaux de l'ancien régime. En raison de leur ancienneté et de leur caractère unique, ils doivent faire l'objet de protection particulièrement stricte. La direction des Archives de France a interdit la photocopie de tout document d'état civil car ce procédé aboutit à casser les reliures, à flétrir le papier et à attaquer les encres.” PHOTOGRAPHIES D'ACTES ÉTAT CIVIL Aucun texte n'interdit les prises de vues photographiques, généralement admises dans les archives départementales, sous réserve de ne pas utiliser de flash et de ne pas gêner les autres lecteurs. IMPRESCRIPTIBILITÉ DES ARCHIVES PUBLIQUES “Les archives publiques, quel qu'en soit le possesseur, sont imprescriptibles et inaliénables.” DÉTÉRIORATION D'ARCHIVES PUBLIQUES “Les abus et infractions commis à l'occasion de la consultation de documents d'archives (...) donnent lieu, dès l'instant de la constatation, à l'établissement d'un procès verbal, pour telle suite que de droit. Une copie (...) est adressée au Préfet (Archives départementales) (...) qui rend compte au Ministre.” “Sera puni des peines portées à l'article 257 du Code Pénal (emprisonnement d'un mois à deux ans et amende de 50 francs à 30.000 francs) quiconque aura intentionnellement porté atteinte à l'intégrité d'un document conservé dans les archives publiques.” AFFICHAGE DE LA LOI SUR LES ARCHIVES “Les dispositions des articles 6 à 8, 10 et 25 de la loi n° 79-18 du 3 janvier 1979 seront affichées de façon très apparente dans les locaux ouverts au public de l'administration des archives et des services détenteurs d'archivesTous les textes en références émanent du Ministère de la Culture, Direction des Archives de France. Source:http://j.turbe.free.fr/geneaturbe/loi.htm |
Autres sources |