La réponse à une demande doit être correcte afin que le client dispose de toutes les informations nécessaires pour passer une commande. Écrivez cette lettre ou e-mail selon les principes de l’écriture professionnelle.
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Lettre standard pour répondre aux demandes de renseignements sur les produits
Voici un exemple de présentation pour une lettre classique, à adapter selon votre entreprise :
Votre entreprise
Votre prénom et nom
Votre adresse
Code postal, Ville
Votre téléphone
Votre e-mail
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Société destinataire
Nom et prénom du contact
Adresse
Code postal, Ville
(Ville), le (date)
Références : (précisez ici la référence du dossier ou de l’information reçue)
Sujet : Réponse à la demande de produit
Madame, Monsieur,
Nous vous remercions pour l’intérêt que vous témoignez à notre société. Suite à votre demande, nous vous transmettons une documentation complète sur nos produits afin de répondre précisément à vos attentes.
Concernant les modalités de paiement, voici ce que nous proposons :
- 30 % à régler lors de la commande,
- le reste à verser après réception de la marchandise, avec un premier règlement 30 jours après livraison et un second à la fin du mois.
Nos tarifs sont valables pour toute commande passée avant le… (précisez la date).
Par ailleurs, des remises sont possibles selon le volume commandé. Si vous souhaitez des renseignements complémentaires ou finaliser votre commande, notre équipe reste à votre écoute.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations distinguées.
Signature
Type d’e-mail pour répondre à une demande de produit
Objet : Réponse à une demande de renseignements sur un produit
Madame, Monsieur,
Nous vous remercions pour votre sollicitation et l’intérêt manifesté envers notre entreprise. En retour à votre requête, vous trouverez ci-joint une présentation détaillée de nos produits.
Pour le règlement, nous proposons la répartition suivante :
- 30 % lors de la commande,
- le solde à réception de la marchandise, en deux règlements : le premier à 30 jours, le second à 60 jours.
Cette proposition tarifaire reste valable pour toute commande reçue avant le… (indiquez la date).
La tarification peut évoluer à la baisse selon la quantité demandée. Pour toute question ou précision, notre service commercial reste disponible.
Cordialement,
Signature
Conseils pour une réponse professionnelle
Quelques points de vigilance pour soigner la forme de vos courriers et e-mails :
Ponctuation
Après chaque formule d’appel, n’oubliez jamais la virgule. Par exemple : « Madame, » ou « Monsieur, ». Ce détail, souvent négligé, marque le respect des usages professionnels.
Ponctuation à limiter dans les échanges professionnels
Dans une lettre ou un e-mail professionnel, la sobriété s’impose. Points d’exclamation et points de suspension sont à bannir : ils traduisent l’expression d’émotions, ce qui n’a pas sa place dans une correspondance d’entreprise. L’objectif : rester factuel, courtois et neutre.
À savoir sur les signes de ponctuation
- L’ellipse correspond systématiquement à trois points. Elle suggère une idée implicite, mais ne doit jamais suivre « etc. ». Certains logiciels varient le nombre de points, mais la règle ne change pas : toujours trois.
- Le point d’exclamation impose une majuscule au mot qui suit. Toutefois, il ne figure jamais dans la correspondance professionnelle, car il appartient au registre de l’émotion et non à celui de l’échange administratif.
Un ouvrage pour perfectionner vos écrits professionnels
Vous trouverez dans cet ouvrage des modèles variés pour rédiger lettres et e-mails professionnels adaptés à chaque situation.
Formules, méthodes, astuces : tout y est pour gagner en aisance à l’écrit, quel que soit le contexte.
Pour aller plus loin, il est possible de télécharger des modèles prêts à l’emploi pour répondre efficacement à une demande de produit.
