A l’heure actuelle, le développement des outils de communication tels que les smartphones, les tablettes et autres ont apporté un grand changement. Dorénavant, il n’est plus nécessaire d’imprimer des actes administratifs. Cette évolution a permis aux organismes de faire des économies et de gagner en efficacité au quotidien. Découvrez tout sur la dématérialisation pour tous les actes administratifs dans cet article.
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Est-ce avantageux ?
La dématérialisation d’envoi de convocation procure de nombreux avantages. Grâce à cela, on peut emmener n’importe où des convocations dématérialisées. La limitation de ce poste de dépense sur des impressions inutiles est vraiment bénéfique. Elle s’inscrit aussi dans une politique pérenne de protection de l’environnement.
En effet, adresser une convocation aux élus par voie dématérialisée est parfaitement légal. Par ailleurs, la convocation électronique a déjà été mise en place depuis longtemps. Les courriers de convocation sont sécurisés de façon optimale. Et les destinataires ont la possibilité de surveiller tout le processus en temps réel via des registres.
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En plus d’être efficace et facile à utiliser, la dématérialisation ne requiert aucune installation spécifique. Elle gère très vite la convocation d’une multitude de destinataires et permet de gérer en même temps plusieurs listes de diffusions, les comptes-rendus, etc. Elle peut aussi suivre les aller-retour depuis un point unique centralisé.
À l’instar des convocations, les annexes sont également dématérialisées. Tous types fichiers, peu importe son format, sont tous acceptés. De plus, leur nombre est illimité et ils sont accessibles en permanence. Ainsi, les espaces dédiés aux destinataires peuvent récupérer des documents.
La particularité du KBox
Le KBox est avant tout les convocations électroniques destinées aux des élus. Il facilite la réception des convocations électroniques aux séances de conseil. Il est disponible à toute heure afin d’assister les élus pendant une mission.
Les téléchargements et les envois pendant la convocation électronique des élus sont traçables. Vous pouvez consulter ou annoter les documents dans KBox même hors connexion.
L’espace personnel sur le cloud va sauvegarder les documents. Cet espace personnel a une sécurité renforcée. Il va également garantir la valeur probante de tous les dépôts.
La fameuse KDelib
Sur KDelib, vous pouvez gérer des délibérations depuis cloud. C’est une solution révolutionnaire dénichée grâce à des retours d’expérience client. Il est également disponible à tout moment (24/7). Par le biais d’une infrastructure sécurisée, la KDelib offre une grande KDelib.
La KDelib se démarque par sa simplicité. Elle va intégrer plusieurs fonctionnalités en même temps. Il y a la rédaction, la préparation de séance et le visa. Il passe ensuite par la convocation électronique des élus ainsi que la télétransmission en préfecture. C’est ce qui permet de contrôler la légalité.
Le KVote est aussi bénéfique
pour la gestion de l’état de présence. Le vote électronique des élus va s’effectuer sur leur tablette ou leur téléphone. Un scrutateur va contrôler les entrées et les sorties de l’hémicycle. Il va ensuite valider la présence des élus sur l’interface graphique.
L’avantage du KVote ? C’est sans doute l’absence de travaux d’aménagement et d’investissement. Il en va de même pour le coût de départ. De plus, la mise en service est très rapide.
